Los trucos de un exempleado de Google
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Gmail podrá contestar los correos por el usuario: así es la función Smart Reply (3/11)
Rodolphe
Dutel es un extrabajador de Google que asegura que cuando llegó en 2011
a la compañía se sentía un poco como en la escuela de magia de Harry
Potter, Hogwarts. Sin embargo, más allá de todo lo novedoso de la
empresa, confiesa que lo que más le costaba adaptarse era al aluvión de
correos electrónicos cuando llegaba a la oficina tras el fin de semana.
Para poder llevar una gestión más fácil del correo electrónico, Dutel ha escrito un post en
Buffer -donde trabaja ahora- dando una serie de consejos que él seguía
para poder llevar a cabo una gestión óptima del servicio de Gmail que le
"han ayudado a salvar muchas horas a la semana en el correo
electrónico".
1. Habilite 'Deshacer el envío'
Dutel explica que esta opción es
óptima para aquellos correos en los que justo después de mandarlos ves
que hay un error ortográfico o numérico, una errata. Por ello aconseja
ir hasta la pestalla 'General' en 'Configuración' y habilitar 'Deshacer
el envío'. Con esta opción Google deja un margen de entre 5 y 30
segundos -según quiera el usuario- para recuperar el correo enviado y
poder editarlo.
2. Use respuestas automáticas para ahorrar tiempo
"Un alto porcentaje de los
correos electrónicos que escribimos son sobre cosas similares o refleja
asuntos de los que se ha hablado anteriormente", explica por lo que
recomienda usar la opción 'respuestas estándar'. Para habilitarlo habrá
que ir a 'Configuración' y 'Labs'. Esta opción guarda los mensajes que
el usuario suele escribir y permite escogerlos en el botón que se
encuentra junto a la papelera a la hora de redactar los mensajes.
3. Use Gmail de forma offline
Aunque parezca mentira, existe la
posibilidad de usar Gmail sin conexión a Internet. Para ello hay que
instalarse un plugin para Chrome -Gmail Offline- con lo que podrá leer y contestar correos incluso en viajes o vuelos donde la conexión brilla por su ausencia.
4. Pause su bandeja de entrada para quitar distracciones
Una de las mayores distracciones
es ver cómo van entrando y entrando correos a los que debe responder
pero no es capaz de tener un ritmo de respuesta óptimo con lo que se van
acumulando. La solución que propone Dutel es habilitar Inbox Pause,
un plugin que permite pausar durante el tiempo que desee el usuario la
entrada de correos electrónicos, cuando él quiera podrá reanudar la
llegada de mensajes sin haber perdido ninguno.
5. Dese de baja en servicios
Hoy en día es muy habitual darse
de alta en servicios de forma puntual y que éstos envíen de forma
recurrente correos electrónicos con promociones o novedades que no
interesen especialmente al usuario. Por ello, recomienda usar el
servicio Unroll.me que permite darse de baja -y a la vez- de este tipo de envíos de forma automática.
6. Mejore la seguridad de su correo
Si Gmail se convierte en su
principal herramienta de trabajo y en la que vuelca una infinidad de
información importante para el desarrollo del mismo, Dutel recomienda
mejorar la seguridad con la verificación en dos pasos. Para hacerlo
bastará con ir a esta página de Google, en la que la compañía le permite tener el teléfono como sistema de verificación de seguridad extra.
7. Mejore las notificaciones de entrega
Dutel explica que le frustraba la
idea de que WhatsApp o Facebook Messenger permitiesen saber si un
mensaje había sido entregado o leído y que Gmail no lo permitiera. Por
eso recomienda usar la app gratuita Sidekick porque con ella sí es posible saberlo.
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